Чотири поради. Як ефективно спілкуватися з чиновником

Інспектори Ради бізнес-омбудсмена розповіли, чому вітчизняним підприємцям варто припинити практику «налагоджування зв’язків» і які конкурентні переваги існують у світі прозорого бізнесу. Якщо на вас чекає процедура адміністративного оскарження або зустріч із чиновником, наприклад, у порядку прийому громадян. Як ефективно взаємодіяти з державними органами:
До зустрічі/адміноскарження:
1. Зробіть домашню роботу. Впевніться, що чітко розумієте, можливе порушення яких норм законодавства, чи які недоліки в документації стали предметом уваги з боку державного органу. Переконайтеся, що цей держорган має повноваження встановлювати факт такого порушення та застосовувати відповідні санкції. Спробуйте з’ясувати, на підставі чого держорган дійшов висновків про порушення, та як обґрунтовує свою позицію. Дослідіть інтернет-ресурси — бухгалтерські/юридичні форуми, профільні групи у соцмережах, публікації в медіа — напевне ви не перший, хто зіткнувся з такою проблемою.
Цінним ресурсом є судова практика, тобто рішення судів у справах, аналогічних вашій. Судову практику можна знайти за ключовими словами у державному реєстрі судових рішень. По-перше, мотивувальна частина рішення стане у нагоді при обґрунтуванні власної позиції. По-друге, наявність судової практики на вашу користь може стати істотним аргументом у адміністративному оскарженні.
2. Зробивши «домашню роботу», поставте чітку та реалістичну мету — якого результату ви очікуєте від зустрічі/адміноскарження? Чи відповідають повноваження держоргану вашій меті? Чи уповноважений ваш співрозмовник приймати рішення, чи він лише збирає та готує інформацію для свого керівника або колегіального органу? За можливості – дослідіть біографію вашого майбутнього співрозмовника. Якими є його цінності, досвід? Плануйте вашу комунікацію з урахуванням відповідей на ці запитання.
Під час зустрічі/адміноскарження:
3. Пам’ятайте, що вам потрібно досягнути поставленої мети, а не розчавити вашого опонента своїми знаннями кодексів, вилити душу про бізнес-клімат в Україні, чи розповісти про недолугість чинного законодавства. Облиште власне его за дверима кімнати для перемовин. Уникайте переходу на особистості, зайвих емоцій, суперечок та маніпуляцій. Не ставайте у захисну позицію і не намагайтеся принизити співрозмовника.
Як інспектор ради бізнес-омбудсмена, я неодноразово спостерігав, як емоції заважають скаржнику побачити, що представник державного органу готовий допомогти, прояснити суть виявлених порушень чи алгоритм дій, необхідних для вирішення ситуації. В таких ситуаціях доводиться докладати додаткові зусилля, щоб перевести зустріч у конструктивне русло, виступати медіатором.
Встановіть контакт із чиновником, слухайте його активно, зі щирою увагою, валідуйте інформацію, зібрану під час домашньої роботи. Лише після цього переходьте до власної позиції. Поважайте час співрозмовника, але не поспішайте. Адресуйте одразу суть проблеми, ключові аспекти. Висловлюйте власну позицію впевнено і позитивно. Пам’ятайте, що ґрунтовною правовою позицією, людяністю та враженням від вашої комунікації ви можете досягнути значно більшого, ніж самою правовою позицією.
4. Наприкінці зустрічі підсумуйте подальший алгоритм дій, очікування обох сторін, часові рамки для прийняття рішення, за можливості візьміть прямі робочі контакти виконавця.
Оригінал публікації доступний за посиланням.